Edouard Filho, Directeur Finances et Secrétaire Général de la SAGESS, a pu partir en vacances sereinement, ses obligations de juillet accomplies et celles de fin août planifiées. L’anticipation est d’ailleurs son maître mot pour gérer ses congés et ceux de son équipe. Une discipline acquise dans un grand groupe (Exxon) et transposée sans mauvaise surprise dans cette plus petite structure où il est détaché. Avec quelques règles de bonne intelligence en sus… et en acceptant les imprévus.
New-CFO : Pour beaucoup de salariés, le mois d’août est le moment de prendre des congés. Dans votre direction financière également ?
Edouard Filho : Absolument. Pour trois semaines. Et pas une de plus, car nous avons un comité d’audit et un conseil d’administration qui doivent se tenir à la fin août.
New-CFO : De telles échéances pour une si petite structure ?
Edouard Filho : Tout simplement parce que notre société, la SAGESS (*), est responsable opérationnelle de la gestion de la plus grande partie des stocks stratégiques de produits pétroliers pour la France. Ces stocks stratégiques représentent environ 100 jours de consommation. La SAGESS en gère 61%, le reste étant réparti entre le CPSSP (comité professionnel) et les opérateurs. C’est elle, en particulier, qui garantit pour le compte du CPSSP et selon les consignes de l’Etat et les règles de l’AIE (Agence Internationale de l’Energie), la gestion des stocks pétroliers qui lui incombent.
Dans la mesure où, pour financer ces stocks dont la valeur atteint 3 milliards d’euros, nous faisons appel à l’épargne publique à travers l’émission d’emprunts obligataires, nous avons les mêmes grandes étapes « corporate » que celles qui rythment la vie de beaucoup plus grandes structures, comme Esso dont je suis détaché.
En particulier, nos comptes sont arrêtés semestriellement, avec l’intervention des commissaires aux comptes pendant le mois de juillet pour l’échéance de fin juin. Ce matin (le 26 juillet, NDLR), je viens de finaliser le rapport de gestion après la revue faite par les commissaires aux comptes. Je vais donc pouvoir préparer sereinement la coupure de trois semaines en août.
New-CFO : « Sereinement » ? Il n’y a pourtant pas tant de marge ! Cette « fenêtre de tir » de trois semaines n’est-elle jamais écornée par des retards ? Et avec elle… les congés de la DAF ?
Edouard Filho : Disons que la programmation a ses limites. A priori, nous essayons de prévoir un an à l’avance les grandes échéances de l’entreprise et d’organiser les prises de congés et de RTT en fonction de ces dernières. Il y a huit semaines environ d’absences à intégrer dans l’année. Pour bien les visualiser, éviter que des personnes clés soient en congé simultanément ou encore rappeler à d’autres de bien prendre leurs jours, rien de tel qu’un tableau partagé ! J’en avais mis un en place dans la DAF de 25 personnes que je dirigeais dans une filiale du groupe Esso en France (Worex), mais cela fonctionne aussi très bien dans une petite structure comme la SAGESS.
Ceci posé, il arrive que les évènements bousculent toute cette organisation. Aux dernières vacances de la Toussaint, par exemple, pour faire face aux blocages des raffineries lors d’un mouvement social, l’Etat nous a demandé de libérer des stocks. Même s’il n’y a pas de règles d’astreinte dans l’entreprise, tout le monde s’est naturellement retrouvé sur le pont, en interrompant ses congés du moment.
New-CFO : Il y a beaucoup de règles « tacites » comme celles-là ?
Edouard Filho : Il faut bien sûr des règles, par exemple celles qui organisent des permanences entre chefs de service pendant les congés. C’est ce que j’avais mis en place avec mes trois adjoints chez Worex. Il est aussi nécessaire de garantir l’exercice des pouvoirs entre les managers, ce que nous faisons à la Sagess entre le PDG, le Directeur logistique et moi-même.
Il existe aussi des procédures RH intangibles. Dans notre structure, la moitié des salariés sont détachés des grands groupes pétroliers français, ce qui fait qu’ils obéissent pour les congés payés aux règles issues de leur entreprise d’origine, tandis que pour les jours de RTT, ce sont les principes de la SAGESS qui prévalent ! Concrètement, nous les avons résumées ainsi : pas plus de dix jours de report de congés, et perte des jours de RTT non pris dans la période considérée.
Mais je fais une différence entre la rigidité des procédures, et ce que j’appelle les règles de gestion d’une équipe. Ces règles-là, moins formelles mais tout aussi importantes, dictent les attitudes de chacun pour respecter au mieux l’esprit d’équipe. On voit bien que la gestion des absences en fait partie, mais qu’elle s’insère dans un ensemble plus vaste de savoir-vivre ensemble.
New-CFO : Et à propos de règles, vous-en êtes vous donné, personnellement, concernant votre disponibilité, par mail ou par téléphone, pendant vos congés ?
Edouard Filho : Je suis joignable, pour les raisons d’urgence éventuelle évoquées plus haut mais aussi par choix d’organisation personnelle. Mon ancien Manager régional chez ExxonMobil, avait coutume de dire à ses cadres que même s’il nous envoyait des mails le week-end, il le faisait pour « être frais » le lundi matin en ayant évacué cette tâche, pas pour recevoir nos réponses le dimanche. Cela doit être la même chose pendant les vacances. Personnellement, avant d’être à la Sagess, je suis parvenu pendant des années à prendre une semaine de plus en août en m’astreignant, pendant la dernière semaine du mois, à traiter mes mails en retard par période d’une demi-journée.
Une autre chose toute simple à faire, c’est de prévenir son réseau de son absence, en utilisant les outils de messagerie et en précisant une date de retour ou une procédure pour être joint en cas d’urgence.
New-CFO : Vous prenez vos vacances en août, comme beaucoup de DAF. Malgré tous les discours sur l’étalement des congés, il semble bien que pendant ce fameux mois, la France continue de tourner au ralenti ?
Edouard Filho : Il y toujours, c’est vrai, un rythme différent à cette époque dans les entreprises. Dans un de mes anciens postes, en tant que responsable d’une activité de crédit, les échéances de fin août demandaient une attention particulière. Mais c’est en effet encore le cas général. A part le constater, il ne semble pas y avoir grand-chose à faire, en particulier tant que les calendriers scolaires inciteront les gens à s’arrêter entre le 15 juillet et le 30 août.
(*) La Sagess (pour Société Anonyme de Gestion de Stocks de Sécurité) a un effectif de 13 collaborateurs. www.sagess.fr
(**) Il existe trois grandes familles d’opérateurs : les « majors » (Total, ESSO, BP, Shell), la grande distribution (Carrefour, Auchan, SIPLEC…) et les « indépendants » (Bolloré, Picoty, Dynef, etc)
