Il n’y a pas que la DRH à devoir surveiller les congés. La DAF aussi a le droit et même le devoir de chercher l’optimisation du « stock » de jours à prendre et à payer de toute façon. L’anticipation et le bon sens seront ses meilleurs atouts pour éviter que l’entreprise soit paralysée pendant l’été ou que des opportunités lui échappent.
La quatrième dans la foulée de 1968 (en 1969), la cinquième début 1982. Et aujourd’hui, combien de semaines de congés payés et de RTT ? Dans de nombreuses entreprises, au gré des accords de branches et des négociations paritaires, le total dépasse les huit, voire les neuf semaines. Du coup, il n’est plus suffisant de s’en remettre à une simple fermeture au mois d’août, comme le pratiquaient encore il y a quelques années bien des entreprises industrielles, pour faciliter l’écoulement du « stock » de congés. Il faut désormais gérer tout au long de l’année les absences – prévisibles ou pas – et bien sûr le pic estival. Heureusement, face à des salariés réputés, de façon répandue et plausible, très préoccupés de leurs congés, les directions gardent la main ! «Il incombe vraiment à l’entreprise d’organiser les absences, notamment estivales », rappelle ainsi Jean-Philippe Béranger, associé du cabinet d’expertise comptable Trecom, qui assiste de nombreuses entreprises, des très petites jusqu’aux PME de 300 personnes. « Ses responsables ont d’assez grandes latitudes, par exemple celle de fermer pendant quelques jours ou semaines et donc d’imposer à leurs collaborateurs de prendre leurs congés dans cette période. La seule obligation est de veiller à ce que ces derniers disposent bien de deux semaines consécutives de repos, entre le 1er juin et le 31 octobre ».
Une « règle d’or », avec de nombreuses adaptations.
Un client dans le secteur du nettoyage industriel, se rappelle par exemple Jean-Philippe Béranger, utilisait une tolérance pour que ses employés, issus souvent de populations immigrées, rassemblent leurs congés estivaux par période de deux ans, afin « amortir » la durée du voyage jusque dans leur pays d’origine. Le secteur du tourisme, évidemment sur le pont en été, bénéficie également de dérogations. Celui du BTP externalise pour sa part la gestion des congés de ses employés auprès de caisses mutualisées. La liste des exceptions réglementaires est longue, des pratiques particulières s’y ajoutent parfois. « Ainsi, dans le secteur des services informatiques, on constate une propension des collaborateurs à épuiser une grande partie de leurs congés annuels sous la forme de week-ends prolongés, ou de semaines prises hors saison ». Sans doute une conséquence de la structure de cette population, plutôt jeune et célibataire ?
En sus de la diversité des réglementations et des habitudes, les managers doivent composer avec les enjeux économiques de l’été. « A la base, rappelle l’associé Trecom, le DAF peut voir les choses simplement : ses tableaux de bord lissent la charge salariale sur 12 mois, sachant que pendant un mois d’été environ, le salarié sera absent. En pratique cela se complique dès que l’absence nécessite un remplacement, par exemple pour honorer un contrat annuel de services. Dans ce cas, il appartient au DAF d’anticiper ce coût et de motiver une éventuelle décision de remplacement ».
Un stock à écouler, des risques à éviter
Tous les spécialistes, comme Jean-Louis Müller, manager à la Cegos cité par l’Entreprise.com, conseillent l’anticipation et regrettent « de voir trop de managers se plaindre de ce que les demandes de départs en congés affluent en juin sur leur bureau, alors qu’ils auraient pu anticiper la question ». La DRH dispose même des logiciels pour cela. Ce qui n’a rien d’inutile quand on sait que la seule gestion des absences et des congés dans une entreprise occupe l’équivalent d’un temps plein (ETP) pour environ 500 salariés. Un taux qui grimpe à un pour 300 dans le secteur public.
De son côté, la direction financière aura comme priorité l’optimisation de la gestion du stock de congés : huit semaines d’absences payées correspondent à environ 15% de la masse salariale globale de l’entreprise, ce qui, dans certaines entreprises de services, peut représenter jusqu’à 7 points sur les postes de charges ! La DAF va donc essayer de limiter les remplacements – CDD ou stagiaires.
Cette planification estivale ne peut se concevoir qu’en collaboration étroite avec la DRH et les métiers. La première parce qu’elle gère techniquement les droits à congés des salariés, les seconds parce qu’ils ont la connaissance des périodes creuses, qu’ils savent aussi de qui ils auront besoin pour faire face à des échéances critiques, qu’ils peuvent enfin, si nécessaire, définir les profils des postes à remplacer momentanément. Seulement, « les managers ne s’emparent pas assez de cette question », explique au Figaro Gabriel Guéry, avocat en droit social, professeur à EM Lyon. Plus qu’un regret, ce serait une faute, selon Valérie Jaunasse de la Cegos : « Le plus souvent, les salariés ne sont pas responsables des embouteillages. Ce sont les managers qui laissent s’accumuler les reliquats au risque de pourrir l’ambiance. Trop d’employeurs ne s’impliquent pas assez dans l’organisation des congés alors qu’elle relève clairement de leur pouvoir d’organisation ».
Même si la DAF n’est pas censée intervenir directement dans la gestion des congés par les managers, elle peut en revanche s’assurer en amont que des règles sont édictées et de leur mise en œuvre. Ces règles reposent sur « l’intérêt du service et des contraintes de travail » continue Jean-Louis Muller. L’essentiel restant qu’elles soient équitables et acceptées par tous. Ce n’est certes pas au DAF de savoir s’il y aura un appel d’offres important à travailler pendant l’été – ceci est du ressort de la direction commerciale – ou si l’entreprise va pouvoir continuer à sortir des produits à un rythme suffisant et dans les délais contractuels – l’information est détenue par le responsable de l’usine. En revanche, c’est bien à lui de s’assurer que ces questions ont été traitées. Les réponses dépendent ensuite des managers. Et elles peuvent varier selon les industries ou les stratégies. Sur le site Caractère, consacré aux métiers de l’imprimerie, on découvre par exemple que certaines petites entreprises du secteur, qui pourraient fort bien choisir de fermer quelques semaines en août, décident au contraire de maintenir une permanence pour rafler les contrats de l’été que les inévitables clients retardataires – notamment dans le tourisme – vont lancer.
Cela va toujours mieux en le disant
Soixante-quinze ans (et oui !) après les premiers congés payés, il peut paraître superfétatoire de rappeler ces précautions à prendre. « De fait, souligne Jean-Philippe Béranger, les entreprises ont heureusement appris à vivre avec les congés payés et à gérer une problématique qui se complexifie malgré tout inévitablement lorsque les effectifs sont plus réduits. Il faudra encore un peu de temps avec les RTT en revanche… ».
Mais qui n’a jamais vécu, et avec quelle irritation, des situations où l’absence d’un collaborateur clé ou tout simplement d’un interlocuteur habituel dans un processus d’habitude bien rôdé, a fait perdre beaucoup de temps ? Plus cruellement, Patrice Moreau, directeur associé du cabinet de conseil Merlane, estime sur le site du Figaro que la réalité, c’est encore trop souvent « un grand jeu, où, entre congés payés, RTT, récupérations et jours de fractionnement, le but est de prendre le plus de vacances possible… Le management et la hiérarchie participent à ce jeu. L’exemplarité n’est pas toujours la règle… »
Aussi le DAF ne se cachera pas derrière les évidences et vérifiera que tout est en ordre. Avant l’été donc, mais aussi pendant la belle saison. Car la bonne nouvelle, c’est que rien n’interdit pendant la période des congés, d’aller sur le terrain pour contrôler la situation et, pourquoi pas, suggérer des améliorations. Par exemple, en s’appuyant sur l’organisation que la DAF aura évidemment mise en place pour son propre compte et que nous évoquerons le mois prochain dans ces colonnes !
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