Où en sont les services financiers dans l’utilisation des outils collaboratifs ? Longtemps réticents au partage d’informations critiques, les DAF sont aujourd’hui contraintes de les adopter pour mieux les maîtriser. L’analyse de New CFO.
L’évolution des outils collaboratifs au sein des services financiers suit deux lignes directrices. La première concerne les progrès technologiques, qui portent à la fois sur les outils eux-mêmes et sur leur intégration au système d’information de l’entreprise. La seconde est liée au développement des usages. Force est de constater qu’ils restaient en retrait dans la majorité des entreprises par rapport aux possibilités qu’offrent depuis plusieurs années des applications comme les ERP.
Les choses changent, au moins pour trois raisons. D’abord, la dégradation du contexte économique a rendu plus impérative encore la recherche de gains de productivité. Le travail collaboratif est l’un des leviers pour y parvenir car il permet un partage plus efficace des idées et une meilleure cohésion. Une seconde explication tient à l’évolution de chacun par rapport à ce type d’outils, aussi bien dans l’entreprise qu’en tant qu’individu dans sa vie privée. On pense bien entendu à la montée en puissance impressionnante des fonctionnalités du Web 2.0 et des réseaux sociaux. Un troisième facteur de changement est démographique : l’arrivée sur le marché du travail de la génération des « digital natives », autrement appelée génération Y, c’est-à-dire de salariés nés avec Internet et qui maîtrisent d’emblée la plupart des outils collaboratifs.
Les nombreuses études menées sur ce sujet indiquent que ces digital natives ne représentent encore que 20% à 25% des effectifs des entreprises. Mais la période charnière, celle au cours de laquelle cette génération Y va devenir majoritaire dans les entreprises, sera celle des années 2018 à 2020, autrement dit avant la fin de cette décennie.
Avant de faire un rapide panorama des outils collaboratifs, il n’est pas inutile de rappeler ce que les directions financières peuvent en attendre.
Vers une maîtrise consensuelle des coûts?
Les domaines comptables et financiers sont certainement ceux où les processus « top-down » restent le plus solidement ancrés. Leurs données étaient traditionnellement produites et conservées par la direction générale et la DAF. Les responsables financiers étaient tenus jusque dans les années 90 à une forme de « devoir de réserve », quand ils ne devaient pas plus prosaïquement organiser la rétention des informations.
Avec plus ou moins de force, le monde de l’entreprise a alors entrouvert la porte à des méthodes plus collaboratives. Le premier processus concerné a été celui de l’élaboration des budgets. Non seulement les responsables opérationnels sont devenus de plus en plus acteurs de cet exercice stratégique, mais ils en sont devenus les « garants ». Ce statut de force de proposition implique que les services identifient eux-mêmes leurs points d’amélioration et se fixent des objectifs. Avantage immédiat : une meilleure appropriation de ces objectifs et un plus fort consensus au niveau des plans d’actions.
La DAF promoteur de l’ouverture et de la collaboration
A la fois support et producteur d’informations, la direction financière est impliquée dans la plupart des processus clés de l’entreprise. Il est à noter qu’un grand nombre de ces processus nécessitent la collaboration entre plusieurs services pour en optimiser l’efficacité de bout en bout (recouvrement, gestion des commandes, optimisation du stock, logistique, satisfaction client, etc).
La nécessaire évolution des outils utilisés
Aujourd’hui, le développement de la collaboration au travers des applications financières se manifeste surtout par la mise en place de workflows spécialisés, circuits de validation, portails financiers ou même plus récemment par le recours à des widgets (voir le succès de Netvibes par exemple). Dans ce contexte de collaboration accrue et d’impératif de maîtrise des coûts, les systèmes de visioconférence sont également en train d’exploser, notamment au sein des entreprises multi-sites ou internationales.
On voit également depuis quelques temps des communautés d’experts ou de financiers se former en s’appuyant sur les réseaux sociaux, grand public comme Facebook ou plus professionnels comme Linkedin ou Viadeo. En mars 2010, Facebook est ainsi devenu le site le plus visité au monde, devant Google… Un autre outil prisé par les communautés de professionnels est Twitter, notamment pour sa fonction d’alerte, mais les blogs ne sont pas en reste, à l’image du blog de la DFCG, par exemple.
L’esprit et l’ergonomie des réseaux sociaux se déclinent par ailleurs dans les logiciels les plus couramment utilisés en entreprise, dont les outils bureautiques – voir les nouvelles fonctionnalités d’Office 2010.
Nous manquons encore de recul sur ces nouveaux usages pour connaître réellement leurs impacts sur l’entreprise de demain. Le développement des connaissances, le partage de bonnes pratiques ou les opportunités de business offertes par le réseautage compenseront-ils à terme les biais que les entreprises redoutent encore aujourd’hui, comme les risques que fait porter sur l’image la rapidité du buzz Internet ou une baisse de productivité liée au temps passé à surfer ?
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le mode collaboratif ne reste qu’une aube naissante, à quant son apogée dans les processus d’organisation? il s’affiche dans le cadre de la planification des ressources d’entreprise, mais ne connait l’essor qu’il mérite, bougeons les lignes et soyons héroïques sur le front de l’innovation, bousculons l’établi, un visionnaire peut en cacher un autre!