Chez Lowendalmasaï, Luc Agopian, directeur du Groupe Achats et BFR, conseille les entreprises sur les différents aspects de leur politique achats. En matière de gestion des frais généraux, il constate encore de grandes différences de maturité selon les entreprises et prévient : il n’existe pas de règles applicables à toutes les organisations. Si ce n’est d’établir des référentiels admis et compris par tous les collaborateurs. Et de surveiller le poste téléphonie mobile…
New-CFO : Réduire les frais généraux, voilà un refrain connu, qui doit remonter à la surface en ces temps de conjoncture économique troublée. Mais peut-on encore innover en la matière ?
Luc Agopian : Pour commencer, il faudrait se demander pourquoi une entreprise a des frais généraux, c’est à dire s’interroger sur leur finalité. L’exemple des voitures de fonction est typique. Dans certains cas, elles correspondent à une rémunération supplémentaire pour le collaborateur que l’on sait par ailleurs moins bien payé qu’il le serait chez un concurrent. Dans d’autres, la voiture sert à véhiculer l’image de l’entreprise. Sans oublier que dans certains cas, c’est un outil de travail sans lequel le collaborateur perd en productivité…
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Luc Agopian
Tout cela pour dire que débarquer dans un tel contexte et décréter que l’on va couper dans les frais automobiles, sans s’interroger sur le sens de la dépense, s’avère dénué de sens. La remarque s’étend aux téléphones portables, aux ordinateurs, aux voyages. Bref, à tout ce qui touche à l’individu, lequel a souvent un rapport complexe et intime avec ces « avantages ». Même un changement de marque pour des fournitures de bureau, voire une modification des règles du ménage, peuvent le toucher.
J’ajouterais que la question des frais généraux, lorsqu’elle est posée, mérite souvent d’être complétée par une autre : est-on sûr de ne pas tromper de sujet, et qu’il vaudrait mieux commencer par regarder les achats destinés à la production ?
New-CFO : Vous voulez dire que la chasse aux frais généraux n’est pas un bon sujet pour le DAF ?
Luc Agopian : Non. Mais je vous rappelle que dans certaines entreprises industrielles, les frais généraux ne représentent que quelques pour cent de la dépense. Et s’il est vrai que ce taux monte dans l’univers des services par exemple, la totalité des frais généraux n’y excède pas les 5% du CA.
Cela étant, on ne perdra pas son temps en commençant par dresser un tableau des règles qui s’appliquent aux collaborateurs et au management. Cette clarification permet de répondre à des questions simples. Pour rester sur l’exemple du véhicule de fonction : qui y a droit ? Pourquoi ? A quelles conditions ? Quels sont les frais à la charge de l’entreprise et ceux à la charge du collaborateur ?
New-CFO : Il y a des entreprises qui en sont encore là ?
Luc Agopian : De grosses différences de maturité subsistent entre les organisations. Cela nourrit parfois des fantasmes par rapport à ce que l’on pourrait gagner du seul fait de s’attaquer aux frais généraux. Or il n’y a pas de réponse « automatique », de ratios d’économies à aller chercher. Même les entreprises qui ont réalisé ce travail de clarification ont besoin de régulièrement dépoussiérer leur référentiel. De se demander si la règle édictée il y a 5 ans est toujours valable aujourd’hui. Et toujours, de vérifier que les règles sont admises et comprises par tous.
New-CFO : D’autant qu’il existe des domaines où tout change très vite… comme la mobilité, la téléphonie ?
Luc Agopian : Certainement. Les dépenses de téléphonie, notamment mobiles, nous procurent un excellent exemple de surveillance quasiment permanente à assurer, parce que les technologies bougent, de même que les usages, les offres et les fournisseurs. Il n’est peut-être pas nécessaire d’y consacrer trop de temps lorsque l’entreprise ne compte que quelques dizaines de lignes. Mais au delà de la centaine, ça vaut la peine, croyez-moi !
New-CFO : Il y a un discours en vogue autour du mode « self » pour le collaborateur. A savoir qu’il serait plus intéressant pour l’entreprise de déporter sur lui tout toutes sortes d’opérations jusqu’alors réalisées dans les services administratifs. Comme la gestion de ses demandes de congés ou de formation dans la sphère RH… ou celle des notes de frais dans celle de la DAF. Qu’en pensez-vous ?
Luc Agopian : Je n’ai pas d’avis tranché sur la question. Tout au plus quelques impressions, éventuellement contradictoires. Première idée : contrairement aux idées reçues, une étude de Carlson Wagon Lit a montré il y a quelques années que des employés à qui on donnait la possibilité d’acheter eux-mêmes leurs titres de transport avaient tendance à prendre des billets moins chers. Autrement dit, la responsabilisation n’entraîne pas de dérive.
Seconde question : est-ce que le salarié qui doit « faire » lui-même, ne va pas y consacrer trop de temps ? Autrement dit, n’y a-t-il pas un problème de productivité ? Cela dépendra évidemment de la qualité des outils mis à sa disposition, de leur côté intuitif, etc.
New-CFO : Pour finir, et parce que nos lecteurs ne nous pardonneraient pas de ne pas vous l’avoir demandé : y a t-il, en ce moment, une rubrique à surveiller particulièrement pour maîtriser ses frais généraux ?
Luc Agopian : Désolé pour le scoop, mais je ne vois rien à proposer d’aussi simple à vos lecteurs. Mais peut-être un conseil. Essayez de prendre du recul à chaque décision sur les frais. Et de considérer l’ensemble des implications. Par exemple, comment un bail apparemment plus attractif pour des bureaux peut cacher des taxes et des frais de nettoyage supplémentaires. Le raisonnement en coûts complets est indispensable à l’efficacité.
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