Economiser sur le papier et les processus, une antienne depuis plus de vingt ans avec la dématérialisation. Le DAF connait le discours par cœur, et sans doute aussi ses limites sur le terrain. Raison de plus pour changer de braquet, estime Jean-Marc Rietsch, président de Fedisa, qui explique ici comment la Dématique® répond enfin aux enjeux de valorisation et d’exploitation du patrimoine informationnel de l’entreprise.
New-CFO : On sait que les entreprises dépensent encore beaucoup en papier et en impression (*). De là à parler de dématérialisation comme d’un nouveau défi à relever par les directions financières dans leur quête de la maîtrise des coûts, alors que cela fait plus de 20 ans que le sujet est sur la table… N’est ce pas anachronique voire provocateur ?
Jean-Marc Rietsch : Je suis bien d’accord. Et c’est parce que la dématérialisation n’est plus vraiment un sujet d’avenir, que nous préférons désormais utiliser à Fedisa (**) le terme de Dématique®
New-CFO : C’est à dire ?
Jean-Marc Rietsch : Ce qui est en jeu ici, c’est la capacité de la DAF à sortir de son rôle quotidien de contrôle des coûts. Un rôle qui l’amène à voir le système d’information seulement comme un centre de coûts, et à chercher les bénéfices de la dématérialisation ailleurs. Une dématérialisation qui n’est rien d’autre le plus souvent, notez le, que l’informatisation d’un processus existant, généralement assorti de contraintes réglementaires supplémentaires.
Cela explique, entre autres, que l’argument de la baisse des coûts induite par la dématérialisation fait souvent long feu. Car l’analyse porte sur la transformation d’un processus physique à l’identique en introduisant des objets numérisés. Typiquement, cela conduit par exemple une entreprise à dématérialiser les factures entrantes, en investissant sur des outils de scan, des systèmes de GED, etc. Pour peu qu’à l’autre bout de la chaîne, il faille rééditer la facture pour des raisons légales, ou parce que l’un des acteurs du processus n’est pas équipé pour traiter le fichier numérique, il devient difficile de prouver un ROI.
La Dématique® propose au contraire de prendre du recul, en considérant que c’est la capacité de l’entreprise à réaliser ses opérations sous une forme entièrement numérique qui crée de la valeur. Et donc, son aptitude à changer les processus au moment du passage au tout numérique.
New-CFO : La matière n’est-elle pas trop technique pour un directeur financier ?
Jean-Marc Rietsch
Jean-Marc Rietsch : Pas s’il reste concentré sur l’objectif de bien exploiter le patrimoine informationnel de l’entreprise. Il faut passer d’un monde où l’objectif consiste à numériser certains morceaux de processus, à une autre logique où il n’est plus question de traiter autre chose que des objets numérisés. De toute façon, nous allons dans cette direction. Alors autant anticiper le mouvement.
L’attitude des législateurs et leur évolution est d’ailleurs significative. Il y a quelques années, ils ont autorisé, à Paris ou à Bruxelles, la signature électronique, les factures électroniques, les bulletins de paie dématérialisés, etc. Pour un résultat fort maigre, parce que ces autorisations ont été assorties de telles complexités juridiques qu’il restait, dans l’immense majorité des cas, plus intéressant de s’en tenir à des versions papier…
Or le vent tourne. Nous avons vu apparaitre des certifications simplifiées de signature électronique, de niveau 1 versus les niveaux d’exigence antérieurs qui étaient de niveau 3. Concernant les factures électroniques, c’est tout aussi spectaculaire. Bientôt, chaque assujetti (l’émetteur et le receveur) pourra déterminer la manière dont l’authenticité de l’origine, l’intégrité et la lisibilité de la facture, seront garanties. Une vraie révolution face à laquelle il faudra tout de même respecter les droits des consommateurs et les équilibres entre les parties prenantes. Vous noterez au passage qu’on se rapproche ainsi… de ce que nous connaissons dans le monde papier !
New-CFO : Mais par où commencer ? Et avec qui ?
Jean-Marc Rietsch : Le DAF ne peut pas y aller tout seul. Il lui faut le soutien du comité de direction, même si c’est lui, ensuite, qui valide des objectifs et surveille leurs atteintes.
Sur le plan tactique, je lui conseillerais volontiers de commencer par aller voir ce qui se fait… chez lui. Car après tout, il n’existe plus beaucoup d’organisations qui n’ont réalisé aucune informatisation de processus existants, donc à coup presque sûr, une dématérialisation au passage. Il y a donc des enseignements à en tirer, des bonnes pratiques à dégager. Et probablement, un monsieur ou une madame Dématique ® à nommer.
New-CFO : … qui viendra de la DSI ?
Jean-Marc Rietsch : Souvent, mais pas forcément. Les métiers peuvent aussi être pourvoyeurs. Surtout si le collaborateur en question suit des formations continues en complément, comme les BADGE que nous avons monté depuis 3 ans avec l’Ecole des Mines (***).
(*) Selon IDC, les dépenses d’impression des entreprises représentent toujours, en 2011, entre 1 et 3% de leur chiffre d’affaires
(**)www.fedisa.eu : Fondée en 2005, la FedISA, (Fédération de l’ILM, du Stockage et de l’Archivage, est la première association qui regroupe à la fois des groupes utilisateurs, des intégrateurs, des experts techniques et juridiques, des fournisseurs de technologies, matériels et logiciels). L’association a pour objectif de fournir les bonnes informations et des méthodes efficaces pour bien aborder et gérer un projet de dématérialisation et/ou d’archivage électronique, par le biais d’avis d’experts et de retours d’expérience.
(***) Les 2 BADGE (Bilan d’Aptitude Délivré par les Grandes Ecoles) de Fedisa/Demateus et Mines Paris Tech portent sur le Management de la Dématérialisation et de l’Archivage Électronique et le Management du Patrimoine Informationnel
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